Atunci când se apropie expirarea contractului de închiriere, o companie are, în general, trei opțiuni pentru viitorul sediului său. Poate prelungi contractul actual și renegocia condițiile comerciale, se poate muta într-un spațiu mai bine adaptat nevoilor sale sau poate preînchiria birouri într-o clădire aflată în construcție.
Alegerea nu ar trebui să se bazeze doar pe valoarea chiriei. Costurile de amenajare, eficiența suprafeței, accesibilitatea, condițiile tehnice ale clădirii, obiectivele de sustenabilitate și planurile de dezvoltare ale companiei pot avea o influență la fel de importantă asupra deciziei finale.
”Eficiența unui sediu nu se măsoară doar prin numărul de metri pătrați ocupați, ci prin modul în care spațiul susține activitatea companiei și răspunde nevoilor reale ale angajaților. Pe măsură ce echipele cresc, se restrâng sau adoptă noi modele de lucru, inclusiv munca hibridă, biroul trebuie reevaluat și adaptat periodic. O suprafață bine configurată poate reduce costurile, poate îmbunătăți colaborarea și poate oferi companiei flexibilitatea necesară pentru următoarea etapă de dezvoltare”, declară Nicolae Ciobanu, Managing Partner – Head of Advisory în cadrul Fortim Trusted Advisors, membră în Alianța BNP Paribas Real Estate.
Reînnoirile și preînchirierile au crescut în trimestrul al doilea
În trimestrul al doilea din 2026 a crescut atât suprafața totală a birourilor preînchiriate în clădiri aflate în construcție, cât și volumul reînnoirilor de contracte. În paralel, închirierile de spații noi au înregistrat o revenire ușoară, după un început de an mai slab comparativ cu anii anteriori.
Reînnoirile și renegocierile au revenit în prim-plan deoarece multe companii preferă să își păstreze continuitatea operațională și să evite costurile unei relocări imediate. În același timp, preînchirierile au devenit importante pentru organizațiile care urmăresc clădiri noi și doresc să își securizeze spațiile preferate cu mult înainte de finalizarea proiectelor.
Ca volum, suprafața totală a reînnoirilor a fost mai mare decât cea a preînchirierilor în trimestrul al doilea, ajungând la aproximativ 20.000 mp, comparativ cu circa 10.000 mp.
Cea mai mare reînnoire înregistrată în acest an a fost contractul Rohde & Schwarz Topex pentru 8.000 mp în IRIDE Business Park. Pe segmentul preînchirierilor, Veolia a contractat 6.000 mp în Green Court Bucharest Phase D, iar Strabag a preînchiriat 4.500 mp în proiectul Queens.
Reînnoirile exprimă, în general, prudență și preocupare pentru continuitate pe termen scurt, în timp ce preînchirierile indică încredere și planificare pe termen lung.
Prelungirea contractului actual oferă continuitate și costuri mai reduse
Prelungirea contractului este, de regulă, varianta cu cel mai mic impact asupra activității companiei. Angajații își păstrează rutina și traseele către birou, adresa sediului rămâne neschimbată, iar organizația evită o parte importantă dintre costurile și eforturile unei relocări.
Un alt avantaj este reducerea investițiilor necesare. Dacă spațiul actual este încă funcțional și corespunde cerințelor companiei, poate fi suficientă o modernizare sau o reconfigurare, fără a fi necesar un proiect complet de amenajare.
Apropierea expirării contractului reprezintă și un moment favorabil pentru renegocierea condițiilor comerciale. Compania poate discuta cu proprietarul despre nivelul chiriei, durata noului contract, perioadele fără plata chiriei, contribuția la modernizarea spațiului, numărul locurilor de parcare sau posibilitatea de a extinde ori reduce suprafața ocupată.
Negocierea nu ar trebui să se limiteze la chiria nominală, ci să ia în calcul întregul cost de ocupare. Perioadele fără plata chiriei și contribuțiile proprietarului la amenajarea spațiilor pot avea un impact semnificativ asupra costului final al contractului.
Această opțiune este avantajoasă mai ales atunci când sediul este bine amplasat, clădirea răspunde cerințelor tehnice ale companiei, iar spațiul poate fi adaptat fără investiții majore. Totuși, păstrarea sediului doar pentru a evita procesul de mutare poate conduce la menținerea unei suprafețe prea mari, prea mici sau insuficient adaptate noilor modele de lucru.
Mutarea într-un sediu nou permite adaptarea spațiului la nevoile actuale
Relocarea oferă companiei posibilitatea de a alege un sediu pornind de la cerințele sale actuale, nu de la configurația unui spațiu contractat în urmă cu mai mulți ani.
Un nou sediu poate avea o suprafață mai mică și mai eficientă pentru companiile care au adoptat munca hibridă sau poate oferi posibilități de extindere pentru organizațiile aflate în dezvoltare. Printr-o compartimentare mai bună, aceeași echipă poate ocupa mai puțini metri pătrați fără reducerea confortului.
Relocarea poate oferi acces la o clădire mai nouă, mai eficientă energetic și mai bine conectată la transportul public. În același timp, compania poate beneficia de condiții tehnice îmbunătățite, facilități suplimentare pentru angajați și un concept modern de workplace.
Un sediu nou poate contribui și la consolidarea imaginii companiei și a brandului de angajator. În anumite cazuri, mutarea permite reunirea mai multor echipe sau sedii într-o singură locație, reducând costurile și simplificând colaborarea.
În trimestrul al doilea din 2026, companiile au semnat în București contracte noi de închiriere, de tip take-up, pentru o suprafață totală de 43.131 mp. Aceste contracte au inclus relocări, extinderi, reduceri de suprafață și intrări noi pe piață.
În primele două trimestre ale anului 2026, suprafața totală de birouri închiriată prin contracte noi în București a ajuns la 80.790 mp, cu 29% mai mult decât în aceeași perioadă din 2025, potrivit unui raport realizat de Fortim Trusted Advisors, membră în alianța BNP Paribas Real Estate.
Relocarea necesită însă o pregătire atentă. Pe lângă chirie, compania trebuie să analizeze costurile de amenajare, mutare, operare, parcare și mentenanță, precum și timpul necesar proiectării și executării lucrărilor. Impactul noii adrese asupra deplasării angajaților trebuie, de asemenea, luat în calcul.
Preînchirierea oferă acces din timp la clădiri noi
Preînchirierea este o soluție potrivită pentru companiile care au o strategie clară de dezvoltare și pot lua o decizie cu unul sau mai mulți ani înaintea mutării efective.
Principalul avantaj îl reprezintă posibilitatea de a selecta din timp etajele, suprafețele și poziționarea dorită în clădire. În proiectele cu cerere ridicată, o astfel de decizie poate asigura accesul la spații mai eficiente, cu lumină naturală bună, vizibilitate și posibilități de extindere.
În funcție de stadiul construcției, viitorul chiriaș poate influența compartimentarea, distribuția instalațiilor, cerințele tehnice și soluțiile de amenajare. Compania obține astfel un sediu adaptat mai bine activității sale, fără constrângerile impuse de un spațiu deja finalizat.
Preînchirierea oferă și predictibilitate. Compania își poate securiza din timp o suprafață într-o clădire nouă, poate planifica bugetele și poate corela mutarea cu expirarea contractului actual. În anumite cazuri, actualul contract poate fi prelungit pentru o perioadă mai scurtă, suficientă pentru finalizarea noului proiect, evitându-se astfel o mutare intermediară.
Această opțiune presupune însă și gestionarea unor riscuri specifice. Termenul de livrare trebuie analizat cu atenție, iar contractul trebuie să conțină prevederi clare privind eventualele întârzieri, modificările proiectului și standardele de calitate asumate de dezvoltator.
Cum alegem varianta potrivită?
Decizia privind viitorul sediu ar trebui pregătită cu suficient timp înainte de expirarea contractului actual. În cazul suprafețelor mari, analiza poate începe chiar cu 18–24 de luni înainte, mai ales dacă sunt luate în calcul o relocare sau o preînchiriere.
Primul pas este evaluarea nevoilor reale ale companiei, de la numărul de angajați și politica de lucru hibrid până la planurile de recrutare, buget, zonele preferate și facilitățile necesare.
Ulterior, condițiile propuse de proprietarul actual trebuie comparate cu alternativele disponibile în piață. Existența unor variante reale de relocare poate îmbunătăți inclusiv poziția companiei în negocierea prelungirii contractului.
În final, cea mai bună soluție nu este întotdeauna clădirea cu cea mai mică chirie, ci sediul care oferă cel mai bun raport între costuri, eficiență, flexibilitate și experiența angajaților.
Companiile aflate în căutarea unui spațiu de birouri sau care doresc sprijin în renegocierea contractului actual se pot adresa consultanților Fortim Trusted Advisors, membră în alianța BNP Paribas Real Estate la [email protected].
